Contenu partenaire – PubliOTractage

Les communes consacrent chaque année du temps et des moyens importants à leur communication auprès des habitants. Magazine municipal, bulletin communal, lettre du maire, programme culturel, guide pratique : ces supports restent essentiels pour maintenir un lien direct avec la population.

Mais une fois le document imprimé, une question très concrète se pose : comment s’assurer qu’il a réellement été distribué dans toutes les rues de la commune ?

C’est précisément à cette problématique que souhaite répondre PubliOTractage, une solution de suivi des distributions sur le terrain.

La distribution, dernier maillon de la communication municipale

La réalisation d’un magazine municipal mobilise de nombreuses ressources : choix des sujets, rédaction, photographie, mise en page, impression…

Pourtant, toute cette chaîne de communication peut perdre une partie de son efficacité lors de sa dernière étape : la distribution dans les boîtes aux lettres.

Une rue oubliée, un lotissement non couvert ou une tournée interrompue et plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines d’habitants peuvent ne pas recevoir le document prévu.

Le problème est d’autant plus difficile à identifier que la commune n’en prend parfois connaissance qu’après les premières réclamations :

« Nous n’avons pas reçu le magazine municipal dans notre quartier. »

Commence alors une vérification souvent compliquée : le secteur était-il prévu ? Le distributeur y est-il passé ? La tournée a-t-elle été entièrement réalisée ?

Comment vérifier les secteurs réellement couverts ?

C’est pour apporter une réponse concrète à cette problématique que PubliOTractage a été développé.

Le principe est simple : utiliser la géolocalisation pour permettre le suivi des parcours effectués lors d’une distribution.

La commune peut ainsi disposer d’une vision beaucoup plus précise du déroulement de sa campagne et notamment :

• visualiser les parcours réalisés sur le terrain ;
• identifier les rues et secteurs parcourus ;
• suivre l’avancement d’une distribution ;
• conserver un historique des campagnes ;
• disposer d’éléments permettant de vérifier la réalisation d’une prestation.

La distribution devient ainsi visible et mesurable.

Un outil pour les distributions internes comme pour les prestataires

Toutes les communes n’organisent pas leurs distributions de la même manière.

Certaines font appel à un prestataire spécialisé. D’autres mobilisent leurs services municipaux, des associations, des structures d’insertion ou différents partenaires locaux.

Dans tous les cas, la problématique reste identique : savoir si les secteurs prévus ont effectivement été parcourus.

PubliOTractage peut ainsi être utilisé aussi bien pour organiser et suivre une distribution réalisée directement par la collectivité que pour disposer d’une meilleure visibilité sur une prestation externalisée.

Contrôler une distribution sans transformer l’outil en dispositif de surveillance

La géolocalisation peut naturellement soulever des interrogations.

L’objectif de PubliOTractage n’est pas de surveiller en permanence les agents ou les distributeurs, mais de documenter la réalisation d’une tournée de distribution pendant la campagne concernée.

Pour une collectivité, l’enjeu est avant tout opérationnel : vérifier qu’un secteur a été parcouru et que l’information municipale a toutes les chances d’être arrivée jusqu’aux habitants.

Son utilisation doit naturellement s’inscrire dans le respect des règles applicables à la protection des données personnelles et à l’information des personnes concernées.

Le magazine municipal représente aussi un investissement

La question de la distribution est également économique.

Conception, rédaction, photographie, impression et distribution représentent un budget parfois conséquent pour une collectivité.

Dès lors, quel intérêt d’imprimer plusieurs milliers ou dizaines de milliers d’exemplaires si la commune ne dispose d’aucune visibilité sur leur distribution effective ?

Le suivi de la diffusion permet donc également de mieux sécuriser l’investissement réalisé par la collectivité.

Une utilisation qui ne se limite pas au magazine municipal

Le besoin de distribution ne concerne d’ailleurs pas uniquement le bulletin communal.

Une commune peut régulièrement devoir diffuser :

• un programme culturel ;
• une lettre d’information ;
• un document relatif à des travaux ;
• une information concernant la collecte des déchets ;
• un programme des manifestations ;
• un guide pratique ;
• une information destinée aux habitants d’un quartier particulier.

La possibilité de suivre précisément une distribution peut alors devenir un véritable outil au service de la communication de proximité.

Une question simple à poser aux services communication

Au fond, PubliOTractage part d’une question que les élus, DGS et responsables communication peuvent facilement se poser :

« Lorsque nous distribuons 5 000, 10 000 ou 30 000 exemplaires de notre magazine municipal, savons-nous réellement quelles rues ont été couvertes ? »

Si la réponse est non, le suivi numérique des distributions mérite probablement d’être étudié.

PubliOTractage propose justement de rendre cette dernière étape de la communication municipale plus transparente, plus facilement vérifiable et mieux documentée.

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Cet article est un contenu publirédactionnel consacré à la solution PubliOTractage.

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